Billetterie en ligne pour une association ou une ASBL
Ce que coûte une billetterie en ligne pour une association, comment réserver un tarif à vos membres, garder la liste des participants et accueillir le public avec vos bénévoles.
9 min de lecture
Pour vendre les billets d’une association en ligne, créez l’événement avec ses tarifs, dont un tarif membre et des entrées gratuites, partagez le lien de vente avec vos membres, puis confiez le scan des billets à vos bénévoles le jour de l’événement. Sur PassPass, les billets gratuits ne coûtent rien, et chaque billet payant coûte 2 % + 0,60 € TTC, frais de paiement compris. Vous pouvez faire payer ces frais à l’acheteur, et l’association reçoit alors le prix qu’elle a fixé.
Le compte se crée gratuitement en 30 secondes, sans abonnement ni engagement, et une billetterie simple est prête en moins de 5 minutes. Pour un premier événement, nos équipes peuvent parcourir la configuration avec vous, puis vous gérez les suivants en autonomie. Les fonctions sont aussi présentées sur notre page billetterie en ligne pour associations et ASBL.
1. Créez l’événement et ses tarifs
Commencez par les informations que vos membres chercheront en premier, c’est-à-dire le titre, la date, le lieu et une photo. Un titre qui se comprend seul, comme « Souper annuel du 14 mars à la salle communale de Wavre », vous évite des questions par email.
Créez ensuite un billet par tarif, par exemple un tarif adulte, un tarif membre et un tarif enfant pour un souper. Dans PassPass, chaque billet a son prix, sa quantité et sa période de vente, et vous voyez à tout moment combien il en reste. Si la salle compte 180 couverts, une limite partagée entre ces billets arrête les ventes au 180e, quelle que soit la répartition entre adultes, membres et enfants.
Réserver un tarif à vos membres
Un tarif membre affiché à tout le monde finit par être choisi par des non-membres. Dans PassPass, réglez la visibilité de ce billet sur « Visible avec code promo », puis créez un code à 0 % associé à ce billet. Le tarif reste caché sur la page de vente jusqu’à ce que l’acheteur saisisse le code.
Chaque code a aussi un lien de partage qui l’applique tout seul. C’est ce lien que vous envoyez dans votre newsletter ou dans le groupe de vos membres, et ils arrivent sur la page de vente avec leur tarif déjà affiché. Pour une réduction ponctuelle, comme 5 € de moins pour les étudiants, un code de réduction en pourcentage ou en montant fixe suffit, avec une limite d’utilisations si vous le souhaitez.
Les entrées gratuites
Une assemblée générale ou une conférence ouverte à tous se gère avec des billets à 0 €, qui ne coûtent rien. Ces billets peuvent aussi côtoyer des billets payants sur le même événement, comme l’entrée des enfants à un souper ou les places des bénévoles qui servent en cuisine. Vous connaissez alors le nombre exact de couverts ou de chaises à prévoir.
2. Choisissez qui paie les frais
Sur PassPass, les frais d’un billet payant, 2 % + 0,60 € TTC, comprennent les frais de paiement, sans abonnement ni frais fixes. Pour un souper à 25 €, ils s’élèvent à 1,10 € par billet.
Si vous gardez ces frais à votre charge, l’acheteur paie 25 € et l’association reçoit 23,90 €. Si vous activez l’option « Passer les frais à l’acheteur », il paie 26,10 € et l’association reçoit ses 25 €. Garder les frais permet d’afficher un prix rond, par exemple pour une entrée à 5 €. Les faire payer à l’acheteur protège la recette d’un souper ou d’un spectacle dont le budget a été calculé au prix du billet.
Pour le détail de nos frais et de ce que vous recevez pour chaque billet,consultez notre page Tarifs
Vos membres paient avec Bancontact, Visa, Mastercard, American Express, Apple Pay, Google Pay ou Klarna, sans créer de compte, et reçoivent leur billet en PDF et dans Apple Wallet ou Google Wallet. Le trésorier n’a donc plus à rapprocher chaque virement d’une inscription. Notre article sur la billetterie en ligne gratuite détaille les modèles de prix des billetteries et ce que chacun vous coûte réellement.
Recevoir les recettes sur le compte de l’association
Les recettes arrivent directement sur le compte bancaire de l’association, et vous pouvez ouvrir les ventes avant même de l’avoir lié. Nos équipes vous aident à le lier, quel que soit votre statut : ASBL, association de fait ou particulier.
3. Gardez la liste de vos participants
Chaque inscription, gratuite ou payante, arrive dans la liste des participants avec le nom, l’email, le billet choisi et le prix payé. Vous savez à tout moment combien de personnes viennent et combien de repas commander, sans tenir de fichier à côté.
Les membres qui ont payé en liquide ou par virement s’ajoutent à la main avec « Ajouter un participant », sans frais, et reçoivent leur billet par email comme les autres. Une liste d’inscrits tenue jusqu’ici dans un tableur s’importe en une fois depuis un fichier Excel ou CSV.
Après l’événement, l’export Excel reprend chaque participant avec son billet, le prix payé et la validation de son billet à l’entrée. Vous y trouvez le nombre de participants que demande un rapport d’activité ou un dossier de subside. Si ce dossier demande aussi leur commune ou leur tranche d’âge, ajoutez la question au formulaire d’achat avant d’ouvrir les ventes, et ne demandez rien de plus que ce qui vous sert.
La liste reste celle de l’association, et elle vous sert aussi à prévenir vos participants de la prochaine édition.
4. Accueillez le public avec vos bénévoles
Le jour de l’événement, vos bénévoles scannent le QR code de chaque billet avec leur téléphone, grâce à l’application PassPass Organizer, gratuite sur iPhone et Android. L’application indique tout de suite si le billet est valide, et elle signale un billet déjà scanné avec l’heure du premier passage.
Vous invitez chaque bénévole depuis l’onglet Mon équipe de l’événement, avec son adresse email et le rôle Validateur. Ce rôle donne accès au scan et à la liste des participants, sans accès au dashboard ni aux données financières de l’association, et le nombre de validateurs n’est pas limité.
Un participant qui a oublié son billet, ou dont le QR code ne se lit pas, se retrouve dans la liste par son nom ou son email, et le bénévole valide son entrée depuis l’application. Pendant ce temps, vous suivez les entrées en temps réel depuis le dashboard.
Nos équipes conseillent de faire installer l’application par chaque bénévole quelques jours avant l’événement, puis de scanner ensemble un billet de test. Un bénévole qui n’a pas accepté son invitation ni créé son compte ne pourra pas scanner le jour même.
« La plate-forme est claire, user-friendly et utile, autant pour valoriser nos événements que pour gérer le flux transactionnel. Et, surtout, j'y ressens toute l'énergie d'une jeune équipe dédiée qui entretient davantage une posture de partenaire et pas simplement de fournisseur. C'est du Belge en plein : convivial, créatif et efficace. »
Christophe KoninckxElle l’est pour un événement gratuit. Sur PassPass, un billet à 0 € ne coûte rien, ni à l’association ni au participant, et l’ouverture du compte est gratuite, sans abonnement. Pour un billet payant, comptez 2 % + 0,60 € TTC, frais de paiement compris. Si vous faites payer ces frais à l’acheteur, l’association reçoit l’intégralité du prix qu’elle a fixé.
Oui. Une association de fait vend ses billets sur PassPass comme une ASBL, et nos équipes vous aident à lier le compte bancaire qui recevra les recettes.
Non. L’acheteur choisit ses billets, donne son nom et son email, puis paie avec Bancontact, une carte, Apple Pay, Google Pay ou Klarna. Il reçoit son billet par email en PDF et peut l’ajouter à Apple Wallet ou Google Wallet. Un membre qui n’a pas de smartphone imprime son billet, et vos bénévoles peuvent aussi retrouver son nom dans la liste à l’entrée.
Oui. Un supplément s’ajoute à la commande juste après le choix des billets, avec son propre prix et sa quantité disponible, par exemple un menu, une formule boissons ou le t-shirt d’un tournoi. Un supplément payant suit les mêmes frais qu’un billet payant, et un supplément gratuit ne coûte rien. Vous savez ainsi à l’avance combien de repas ou de t-shirts commander.
Oui, avec le module de facturation. L’acheteur demande sa facture au moment de l’achat, et elle est émise au nom de l’association, en PDF et au format UBL pour le réseau Peppol. Ce module complémentaire offre les 50 premières factures, puis coûte 0,68 € HTVA par facture. La question se pose surtout pour une formation ou une conférence, rarement pour un souper entre particuliers.